Office Manager

PARIS, FRANCE          FULL-TIME

At Eligo, we are passionate about developing new drugs, and we believe that we need to craft optimal work conditions and operations workflows to achieve that.

We are therefore looking for a high-performing Office Manager who will be critical to the overall success of Eligo Bioscience by leading the office administration. The office manager will report to and work in close collaboration with the Chief Executive Officer.

Our company is growing rapidly, so apply if you are up for the challenge!

Nous cherchons quelqu’un pour prendre le rôle d’Office Manager et d’Executive Assistant pour épauler le CEO dans la gestion de la société. Ta mission est double : permettre à l’équipe de s’épanouir en travaillant dans d’excellentes conditions (office manager) et gérer des sujets administratifs, RH et comptables (assistant(e) administratif(ve)). Tu occuperas une fonction d’encadrement et de relais des informations au sein de l’entreprise en ayant une responsabilité transverse, venant en support des différentes équipes de la société.

Eligo est une jeune startup qui vient de lever plus de 20 millions d’euros et qui développe de nouveaux médicaments pour la lutte contre les bactéries résistantes aux antibiotiques. Eligo a été élu comme l’une des 30 startups les plus innovantes au Monde, a remporté de nombreux concours internationaux et le CEO a été nommé Innovateur Français de l’Année en 2015, classé parmi les 30 Entrepreneurs de moins de 30 ans par Forbes, et élu Entrepreneur de l’année en 2017 par France Biotech.

Responsibilities

A/ En tant qu’office manager, tu es en charge du bien-être au bureau :

Grâce à toi, tout le monde dispose du matériel et des informations pour accomplir sa mission :

  • Gestion des achats fréquents (bureautique, alimentaire, etc.)
  • Gestion des fournisseurs et négociations tarifaires
  • Gestion des courriers entrants et sortants
  • Responsable de l’archivage des documents
  • Gestion des calls entrants (influenceurs/prospects/prestataires)
  • Gestion des livraisons
  • Gestion des relations avec les prestataires, tels que banques…
  • Réservation des billets avion, train, forfait téléphone etc de l’équipe

Tu organises les moments forts de l’équipe et renforce notre culture:

  • Responsable culture entreprise (drinks, goûter, dîner, soirée, bien être, sport, pti dej…)
  • Mise en place d’outils de communication interne
  • Gestion des locaux (responsable décoration, entretien, maintenance)

B/ En tant qu’assistant(e) administratif(ve) et comptable, tu seras au plus proche de la direction pour:

Coordonner l’arrivée des nouveaux membres de l’équipe et gérer les RH administratives et variables

  • Onboarding des nouveaux entrants (book de culture, philo de la boîte, transmission des valeurs)
  • Gestion RH administrative (entrées / sorties d’employés, contrats de travail, NDA, médecine du travail, mutuelle, prévoyance, suivi des déclarations d’embauche et d’affiliation, constitution des dossiers du personnel , relation avec les divers partenaires sociaux…)
  • Gestion des variables RH (Congés, absences, titres de transports, tickets restaurants…)

Epauler notre Directeur Financier sur la COMPTA/Gestion en prenant en charge:

  • Les paiement des factures et la préparation des pièces comptables pour leur saisie par notre cabinet externe
  • Le Suivi hebdo de la tréso
  • Suivi des engagements de dépenses (notes de frais, dépenses fournisseurs) et gestion de la facturation en lien avec la comptabilité

Assister le CEO

  • Assistance opérationnelle et administrative
  • Assistance du Ceo (gestion de l’emploi du temps et des rendez-vous, rappels)
  • Missions ponctuelles selon l’actualité des projets et de l’entreprise

Requirements

  • Tu partages nos valeurs : l’excellence, l’humilité, la confiance et le plaisir au travail.
  • Tu as envie de t’impliquer dans une aventure humaine forte.
  • Tu aimes mettre de l’ordre, tu es carré(e), rigoureux(se) et tu as le souci du travail bien fait.
  • Tu aimes organiser et tu t’assures que la boîte est réglée comme une horloge et que l’équipe est dans les meilleures conditions pour bien faire son boulot.
  • Microsoft Office n’a pas de secret pour toi et tu es à l’aise avec les outils informatiques.
  • Tu es positif(ve), empathique et tu aimes rendre service aux autres.
  • Tu disposes déjà d’une première expérience sur un poste similaire.
  • Tu parles et écris anglais couramment (car des membres de l’équipe ne sont pas francophones).
  • Tu as la capacité à travailler dans l’urgence et la réactivité pour gérer des dossiers multiples et variés tout en sachant prioriser les tâches.
  • Tu cherches d’abord sur Google la réponse à ta question avant de demander autres.
  • Tu as toujours une bonne raison d’organiser des drinks.
  • Tu sais être d’une discrétion et confidentialité absolues.
  • Tu viens au travail avec le sourire 🙂