Office Manager

PARIS, FRANCE          FULL-TIME

Eligo est une jeune startup qui vient a levé plus de 20 millions d’euros auprès de fonds d’investissements emblématiques et qui développe de nouveaux médicaments pour la lutte contre les bactéries résistantes aux antibiotiques. Pour y arriver, nous avons constitué une équipe fantastique, passionnée et dynamique!

Eligo a été élu comme l’une des 30 startups les plus innovantes au Monde, a remporté de nombreux concours internationaux et le CEO a été nommé Innovateur Français de l’Année en 2015 par le MIT, classé parmi les 30 Entrepreneurs de moins de 30 ans par Forbes, élu Entrepreneur de l’année en 2017 par France Biotech et Young Global Leader par le Forum Economique Mondial en 2018.

Nous sommes donc à la recherche d’un(e) Office Manager motivé(e) et dynamique qui aura un rôle crucial pour le succès de Eligo en étant responsable de l’office managment et travaillant avec le CEO. Ta mission sera double : permettre à l’équipe de s’épanouir en travaillant dans d’excellentes conditions (office manager) et gérer des sujets administratifs, RH et comptables (assistant(e) administratif(ve)) en étroite collaboration avec le CEO. Tu occuperas une fonction transverse, venant en support des différentes équipes de la société.

Nous grandissons vite, alors n’hésite pas à candidater si tu es prêt.e à relever le défi!

Responsibilités et missions

A/ En tant qu’office manager, tu es un.e vrai.e couteau suisse indispensable à l’équipe :

Grâce à toi, tout le monde dispose du matériel et des informations pour accomplir sa mission :

  • Gestion des achats fréquents (bureautique, alimentaire, etc.) et des livraisons correspondantes
  • Gestion des fournisseurs (bureaux) et négociations tarifaires
  • Gestion des courriers
  • Gestion des relations avec les prestataires, tels que banques…
  • Réservation des billets avion, train, forfait téléphone etc de l’équipe
  • Gestion des locaux (responsable décoration, entretien, maintenance, assurances)

Tu épaules le CEO à organiser les moments forts de l’équipe et renforcer notre culture:

  • Maintenir une bonne ambiance de travail
  • Favoriser de meilleures relations entre les salariés
  • Organiser des petits-déjeuners, des déjeuners, des apéros ou des soirées (anniversaires, workshop) offerts par l’entreprise
  • Aider à l’organisation du séminaire Eligo annuel
  • Accueillir les nouveaux salariés et veiller à leur intégration
  • Veiller à l’entretien et à la convivialité des espaces de travail

B/ En tant qu’assistant(e) administratif(ve) et comptable, tu seras au plus proche de la direction pour:

Coordonner l’arrivée des nouveaux membres de l’équipe et gérer les RH administratives et variables

  • Onboarding des nouveaux entrants (book de culture, philo de la boîte, transmission des valeurs)
  • Gestion des RH administratives (entrées / sorties d’employés, établir les contrats de travail, NDA, médecine du travail, mutuelle, prévoyance, suivi des déclarations d’embauche et d’affiliation, constitution des dossiers du personnel, relation avec les divers partenaires sociaux)
  • Gestion des variables RH (Congés, absences, titres de transports, tickets restaurants…)

Epauler notre Directeur Financier sur la COMPTA/Gestion en prenant en charge:

  • Le paiement des factures et la préparation des pièces comptables pour leur saisie par notre cabinet externe
  • Le Suivi hebdo de la trésorerie
  • La facturation de nos prestations de service

Assistance opérationnelle et administrative

  • Assistance du CEO (gestion ponctuelle de l’emploi du temps et des rendez-vous, rappels)
  • Missions ponctuelles selon l’actualité des projets et de l’entreprise

 

Profil recherché

  • Tu partages nos valeurs : l’excellence, l’humilité, la confiance et le plaisir au travail.
  • Tu as envie de t’impliquer dans une aventure humaine forte.
  • Tu aimes mettre de l’ordre, tu es carré(e), rigoureux(se) et tu as le souci du travail bien fait.
  • Tu aimes organiser et tu t’assures que la boîte est réglée comme une horloge et que l’équipe est dans les meilleures conditions pour bien faire son boulot.
  • Microsoft Office n’a pas de secret pour toi et tu es à l’aise avec les outils informatiques.
  • Tu es très polyvalent(e).
  • Tu es positif(ve), empathique et tu aimes rendre service aux autres.
  • Tu disposes déjà d’une première expérience sur un poste similaire.
  • Tu parles et écris anglais couramment (car la moitié des membres de l’équipe ne sont pas francophones).
  • Tu as la capacité à travailler dans l’urgence et la réactivité pour gérer des dossiers multiples et variés tout en sachant prioriser les tâches.
  • Tu cherches d’abord sur Google la réponse à ta question avant de demander autres.
  • Tu as toujours une bonne raison d’organiser des drinks.
  • Tu sais être d’une discrétion et confidentialité absolues.
  • Tu viens au travail avec le sourire 🙂

Avantages

  • Carte transport remboursée 100%
  • Mutuelle prise en charge à 100%
  • Tickets Restaurants
  • L’opportunité de travailler aux côtés d’une équipe jeune, dynamique, passionnée, internationale et qui veut vraiment changer le monde!

Langues exigées: Français et Anglais courants